삼성의 효과적인 회의 방식

삼성의 효과적인 회의방식

삼성에서는 회의를 할 때 독특한 원칙이 있다. 지루하기 그지없 는 회의 시간을 즐겁게 하기 위해 그리고 회의 참여자의 참여를 더욱 높이기 위해  과거에 ‘3.3.7 운동’을 추진한 것이다.  3.3.7 운동이 란 3가지 사고(3 Ways Of Thinking)와 3가지 원칙(3 Principles), 그리고 7가지 지침(7 Rules)을 말한다.

부서원들간에 이루어지는 회의는 기업을 성장, 발전시키는 핵심적 역할을 수행한다.
삼성의 속도 경영의 기본은 회의이다. 회의를 통해 변화를 인식시켰고, 회의를 통 해 변화를 전파시켰고, 행동하게 했던 것이다.

기본에 충실한 회의

 회의가 의사 소통과 협력을 유도하게 하고 새로운 결론을 내는 데에 중요하지만 자 칫 장황하게 되고 너무 자주 있으면 업무를 해칠 수도 있다. 사람들이 회의에 대한 생각이 다르면 회의장이 교육장이 되어 버리거나 업무를 지 시하는 장소로 바뀌어 버린다. 또한 조직이 커지고 다양한 직종이 만들어지다 보면 회의가 너무 많음은 물론 시간 또한 오래 걸리고 비효율적으로 운영되기 쉽다. 이런 점들을 피하기 위해 삼성에서는 신경영을 실시하면서 올바른 회의 문화를 정 착시키기 위해 노력했다. 회의를 할 때 가장 기본적인 사항과 행동 원칙들을 3.3.7 원칙으로 정리하여 전 계열사의 모든 직원들이 숙지하고 행동하도록 한 것이다.

3.3.7 원칙

 보통의 직장인은 크건 작건 적어도 하루에 한 번 이상의 회의를 하게 된다. 평소 회의실에서 의견 교환을 나누자는 말들은 많이 하지만, 실제로는 상사나 회의 주재 자에 이끌려서 의견 제시를 회피하는 것이 일반적이다. 특히 의견을 개진했다가 상사로부터 핀잔을 받은 경험이 쌓이게 되면 자연스럽게 의견 제시를 망설이게 된다. 아이디어를 내놓으라는 사장의 엄포에 식은땀을 흘리 는 회의 시간, 하릴없이 볼펜이나 돌리고 있는 사람, 행여 눈이라도 마주칠까봐 회 의 내내 고개를 들지 않는 사람들… 이처럼 우리가 경험하는 대부분의 회의는 그다 지 유쾌한 시간은 아닐 것이다. 지루하게 이어지는 회의는 시간을 낭비하는 것 못지 않게 조직원들에게 타격을 입 힌다. 생활 리듬을 엉망으로 만들어 업무의 집중을 방해하고 사소한 일로 스트레스 를 받을 정도로 기분을 상하게 되는 상황 역시 한 번쯤 경험해 봤을 정도로 빈번하 다.  따라서 최근 기업의 생산성 향상 차원에서 회의 문화의 개선이 매우 중요한 과제로 다뤄지고 있다. 그렇다면 신바람 나는 회의 문화를 만들어 가는 방법은 없을까?  삼성에서는 회의를 할 때 독특한 원칙이 있다. 지루하기 그지없는 회의 시간을 즐 겁게 하기 위해 그리고 회의 참여자의 참여를 더욱 높이기 위해 ‘3.3.7 운동’을 추 진한 것이다.

3.3.7   운동이란 3가지 사고(3 Ways Of Thinking)와 3가지 원칙(3 Principles), 그리 고 7가지 지침(7 Rules)을 말한다.

1.  3가지 사고(3 Ways Of Thinking)

  즉흥적인 회의보다는 계획된 회의를 하라. 즉흥적인 회의는 참가자들이 영문도 모르고 들어와서 시간을 낭비할 수 있고 제대로 준비하지 않아서 효과적인 회 의가 될 수 없다.

 (i)  3가지 사고의 첫번째는 회의의 효율화를 위해 가급적이면 즉흥적인 회의를 하 지 않는 것이다. 그러므로 먼저 회의의 필요성을 자문해본다.

 - 꼭 필요한 회의인가?
 - 스스로 결정하면 되는 것은 아닌가?
 - 더 좋은 수단이 있을 수 있지 않는가?

 (ii)  두 번째는 만약 회의가 꼭 필요한 경우, 회의를 최대한 간소화시킨다. 이 때 도 마찬가지로 여러 각도로 점검을 하도록 한다.

- 참석자를 줄일 수 없는가?
- 빈도, 시간, 배포 자료를 줄일 수 없는가?
- 좀 더 원활한 운영을 할 수 없는가

(iii)일단 회의를 하기로 했다면 다른 회의와 통합하거나 위임할 수 있는 방법이 있는가를 모색해 본다.

 - 다른 회의와 겸해서 할 수 없는가?
 - 권한 위임으로 해결할 수 없는가?
 - 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가?

2.  3가지 원칙(3 Principles)

꼭 해야 되는 회의라면 보다 효율적으로 진행하라. 위에서 언급한 3가지 사고 로 회의를 최대한 하지 않거나 아니면 줄이도록 노력한다. 하지만 모든 회의를 이렇게 줄일 수만은 없다. 최소한의 회의는 필요하기 때문이다. 일단 회의를 하 기로 했으면 다음의 3가지 원칙을 지켜 효율적인 회의가 되도록 한다.

아래의 3가지 원칙은 회의의 비생산성과 폐해가 인식되면서 회의 문화 개선을 위해 삼성에서 지정한 원칙이다.

 (i) 첫번째 원칙, 회의 없는 날을 운영한다.

 각 회사마다 회의 없는 날을 자율적으로 운영하고 있지만 대부분의 회사가 수요일을 회의 없는 날로 정하고 있다. 회의가 없는 날 뿐만 아니라 회의 없 는 시간도 지정해 운영하고 있다.

(ii) 두번째 원칙, 회의 시간은 1시간 원칙으로 하고, 최대한 1시간 반을 넘지 않 도록 한다.

회의를 위해 1시간용 모래시계를 회의실에 비치해 시간을 엄수하도록 무언의 압력을 넣기도 하고, 또 회의 시간을 정시가 아닌 10분 또는 15분에 시작해 정시에 끝내는 방법도 활용하고 있다.

(iii) 세번째 원칙, 회의 기록은 한 장으로 정리한다.

회의가 말로만 끝나면 무엇을 이야기 했는지, 결론이 무엇인지, 어떻게 실행해 야 하는지를 제대로 모를 때가 있다. 회의 내용을 정리해서 참가자나 관련자에 게 배포하는 것이 좋은데 이 때 정리도 간결하게 한 장으로 하라.

3.  7가지 지침(7 Rules)

3가지 사고, 3가지 원칙과 더불어 삼성에서는 회의를 진행할 때 7가지 지침을 따르도록 하였다.

 (i) 첫번째 지침

 회의를 진행함에 있어서 가장 중요한 것이 시간 엄수이다. 정시에 모두 참석하 도록 하며 회의 참석자가 모두 참석하지 않았어도 정시에 회의를 시작하고 종 료 시간을 미리 공표하여 시간 낭비를 최대한 줄인다.

 (ii) 두번째 지침

 회의에 들어가는 경비를 회의 자료에 명시해 불필요한 낭비요소를 제거하도록 한다. 생산적이고 효율적인 회의 문화를 만들기 위해 모든 회의의 기회 비용을 산출, 참석자들에게 사전에 공지한다.

 (iii) 세번째 지침

 회의 참석자를 꼭 필요한 적임자나 담당자로 제한해 최소화 시킨다.

(iv) 네번째 지침

 회의의 목적을 명확히 하여 다른 주제나 쓸데없는 방담이나 토론이 되지 않도 록 한다. 의사결정을 위한 회의인지, 정보 공유를 위한 것인지 회의 목적도 명 확하게 구분하여 사전에 참석자에게 통보한다.

 (v) 다섯번째 지침

 회의 자료를 사전에 배포하고 회의 참석 전에 의제를 검토하여 회의 진행을 원 활하게 하도록 한다. 이러한 점은 대부분의 기업이 도입하고 있는 사내 인트라 넷으로 해결할 수 있다. 회의 전에 미리 미리 의제 등을 이메일로 보내도록 한 다.

 (vi) 여섯번째 지침

 회의를 진행함에 있어서 어느 특정한 한 사람이 주도적으로 발언하는 것을 막 기 위해 참석자 전원이 발언하도록 하게 하며 발표된 의견은 서로 존중하도록 한다. 모든 사람이 발언하도록 하는 것은 회의에 참석해서 시간을 낭비해서는 안된다는 의식을 심어 주기 위함이다.

 (vii) 일곱번째 지침

 회의록 작성을 최소화하기 위해 결정된 사항만을 기록해 보관하도록 하며, 별도 로 작성하기 보다는 전자칠판을 사용할 경우, 전자칠판을 복사하여 회의록으로 활용한다. 녹음기를 사용한 경우는 녹음 테이프를 회의록으로 대체하고 간단한 사항만 기록해 보관하도록 한다.

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